IT Strategie-beratung

Software Asset Management

Vertrags-management

Lizenz-management

Lizenzrisiko-management

IT Strategieberatung

Wir unterstützen Sie bei der Planung und Erreichung Ihrer Unternehmensziele und sichern somit Ihren langfristigen Erfolg.

Erfahrung

Basierend auf langjähriger Erfahrung, bieten wir individuelle Konzepte zur Unternehmensstrategie sowie Prozess- und Technologieoptimierung.Wir gehen ohne jegliche Schablone und mit Ihnen gemeinsam an die Aufgabe heran: die Schaffung einer nachhaltigen IT Strategie.

Unsere Gesamtstrategie

Neben einer fachgerechten Analyse des Status Quo, erwartet Sie eine ausgefeilte Gesamtstrategie, maßgeschneidert auf Ihre Herausforderungen. Daraus entwickeln wir für Sie weitere Teilstrategien, beispielsweise für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, die künftige Ausrichtung des IT Betriebes wie auch die Auswahl, Beauftragung und finanzielle Steuerung von IT Services, von SaaS (Software-as-a-Service) bis zu Volumenlizenzmodellen.

IT Aufbau- sowie Ablauforganisation

Von Tag 1 an fokussieren wir uns auf Ihren Erfolg - dafür setzen wir auf klare Stakeholder-Kommunikation der Analyseergebnisse ebenso wie auf die zügige Bereitstellung der Prozess-Optimierungspotenziale geclustert nach Aufwand, Komplexitätsgrad sowie Mehrwert. Selbstverständlich erhalten Sie ein Paket an faktenbasierten Handlungsempfehlungen, auch mit einem Fokus auf schnell umsetzbare Maßnahmen für Ihre IT Aufbau- sowie Ablauforganisation, um schnell interne Verbesserungen durchsetzen zu können.

Prozesse und Anforderungen

Anhand Ihrer individuellen Prozesse und Anforderungen unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihres Technologieeinsatzes und identifizieren im Anschluss geeignete IT Services oder Technologien. Neben etablierten Software Suiten, innovativen SaaS Lösungen oder Open Source Assets zeigen wir Ihnen gerne auch Potenziale hinsichtlich Ihrer Hardware auf. Von schnelleren, sichereren und flexibleren Abläufen profitiert schließlich jeder Mitarbeiter.

Nutzen Sie unsere Erfahrung in Unternehmensstrategie, Prozessberatung und Technologie-Optimierung. Wir bieten Ihnen weiterhin folgende Leistungen:

  • IT Strategie
  • Strategisches IT Sourcing
  • Digitale Transformation
  • Cloud Assessment
  • IT Compliance Strategie
  • Business Continuity Planning
  • IT Security & IT Governance Strategie
  • IT Service Management (ITSM) nach ITIL
  • Software Asset Management (SAM)
  • IT Operating Model (ITOM)
  • Cloud Implementierung
  • Vendorenmanagement
  • Erstellung einer IT Innovations-Agenda
  • Technologie und Business Management
  • ITSM Tool Assessment
  • SAM Tool Assessment
  • Tenant-Strategie

Lizenzmanagement

Szenario

Ein typisches Szenario: die IT-Abteilung bestellt über den Einkauf massiv Lizenzen von Herstellern im Direktvertrieb oder dritte. Verschiedenste Verträge, AGB’s und Lizenzbedingungen stehen hinter dem einzelnen Software Produkt. Oft können diese nur über den unübersichtlichen Dschungel der Herstellerwebsites eingesehen werden. 

Wer prüft, ob diese überhaupt benötigt respektive genutzt werden? 

Wer prüft, ob die Vertragsbedingungen eingehalten werden?

Leistungsbilanz

Genau hier setzen wir mit unserer Lizenzbilanzierung an - die Gegenüberstellung von vorhandenen Softwarelizenzen und von realem Einsatz der Software in Ihrem Unternehmen.

Als Schnittstelle des operativen und strategischen Software Asset Managements (SAM) leistet die Lizenzbilanz maßgebliche Dienste. Durch den Datenabgleich von Inventar- und Vertragsdaten sowie der Ursachenforschung potenzieller Unregelmäßigkeiten, unterstützt die Bilanz bei der Erkennung von Fehlbeständen und zeigt, welche Assets beschafft werden müssen.

Pooling

Ungenutzte Lizenzen können identifiziert und geparkt werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt für relevante Anwender abrufbar zu machen („Pooling“). Selbstverständlich finden sich viele weitere Anwendungsszenarien, beispielsweise bei der Beantwortung folgender Fragen:

  • Welche Software wird genutzt?
  • Welche Verträge erlauben den Erwerb neuer Lizenzen?
  • Welche Softwareverträge laufen wann aus?
  • Sollten Verträge verlängert oder gekündigt werden?
  • Welche Rolle spielt die Wartung der eingesetzten Software?
  • Wird die Wartungsverlängerung benötigt?

Wirtschaftliche Entscheidungen

Somit ist die Lizenzbilanz ein Tool für eine einfache kaufmännische und technischen Lizenz-Inventur Ihres Unternehmens, als Basis für wirtschaftliche Entscheidungen.

Software Asset Management

Automatisierte Datenerhebung

Haben Ihre Lizenzmanager einen vollständigen Überblick über alle relevanten Daten zu genutzter Software in Ihrem Unternehmen? Sind alle wichtigen Stakeholder in den Software Asset Management-Prozess involviert? Unser Angebot an Sie ist es, zukünftig alle betriebswirtschaftlichen sowie technischen Software-Entscheidungen auf Basis von realen Fakten zu treffen. Um dies zu gewährleisten, arbeiten wir mit einer Toolbox an Datenerhebungsverfahren. Da eine rein manuelle Datenerhebung fehleranfällig sein kann, haben wir über die Jahre ein Set an voll- sowie teilautomatisierten Sammeltools entwickelt, welches hocheffizient den Hauptteil an relevanten Datensätzen sammelt und aggregiert.

Manuelle Datenerhebung

Jedes Tool hat seine Grenzen, weshalb wir darüber hinaus ebenso statistische Verfahren beherrschen, die in entsprechenden Situationen (z.B. bei extrem hohen Lizenzvolumina oder asymmetrischen technischen Infrastrukturen) ein belastbares Ergebnis ohne exorbitante Aufwände ermöglicht.

Auch die manuelle Datenerhebung bilden wir kostenoptimiert an - durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir genau, welche Daten relevant und wo sie zu finden sind. Somit verzichten wir erfolgreich auf exzessiven Personaleinsatz.

Validierung

Letztlich validieren wir alle Datensätze im Rahmen unserer Qualitätssicherung und konsolidieren die Ergebnisse, um eine umfassende und aussagekräftige Entscheidungsgrundlage zu erstellen.

Digitalisierung und Zentralisierung

Unser Angebot an Sie ist die Digitalisierung sowie Zentralisierung aller Software-Inventardaten in Ihrem Unternehmen. Dabei unterstützen wir Sie sowohl bei der Aktualisierung Ihrer Datenbestände sowie deren Normierung und stellen umfangreiche Tools sowie Templates zur Verfügung, um ein nachhaltig funktionales Management Ihrer Lizenzdaten aufsetzen zu können.

Selbstverständlich werden alle Daten und die darunterliegende Infrastruktur transparent und nachvollziehbar aufgesetzt. Sie sind so in der Lage, regelmäßig interne Audits oder Revisionen durchzuführen und jederzeit neue Datensätze effizient hinzuzufügen.

Vertragsmanagement

Details

Auch bei Software-Verträgen liegt der Teufel oftmals im Detail, beispielsweise in Form von bindenden Fristen, Dokumentationspflichten und ebenfalls in Themen, die Sie selbst mit Softwareherstellern vereinbart haben. Es geht sowohl um hohe Werte aber auch um rechtliche Pflichten, denen Ihr Unternehmen Rechnung tragen muss. Diese Aspekte sollten Sie vor, während und nach der Verhandlung von Verträgen beachten.

Verhandlungen

Wir unterstützen Sie in jeder Hinsicht bei der Prüfung bestehender Lizenzverträge, bei der Verhandlung mit den entsprechenden Softwareherstellern und ebenso bei der Kommunikation der Inhalte im Unternehmen.

Experten

In den Vertragsverhandlungen mit Softwareherstellern oder Dienstleistern sind unsere Experten im Hintergrund, an Ihrer Seite oder führen die Verhandlung in Ihrem Namen. Immer mit dem Ziel, einen für Sie wirtschaftlich sinnvollen und auf Ihre Bedürfnisse angepassten Vertrag zu schließen.

Verträge

Nach Abschluss des Vertrages unterstützen wir Sie bei der Dokumentation und Kommunikation der vertraglichen Inhalte in die entsprechenden Unternehmensbereiche sowie beim Aufbau einer Prozesskette, die für die Sicherstellung Ihrer Compliance sorgt. Hierbei legen wir Wert auf das Monitoring laufender Vereinbarungen, die Analyse bestehender und auslaufender Verträge sowie die Ableitung von erforderlichen Maßnahmen zur Verbesserung bestehender Verträge.

Lizenzrisikomanagement

Lizenzaudit

Ist Ihnen bewusst, dass Sie mit der Unterzeichnung von Lizenzverträgen einem Lizenzaudit zustimmen?

Entsprechende Vertragsklauseln sichern Softwareherstellern die Rechte an der Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Lizenzbedingungen, i.d.R. mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen oder gar weniger.

Was tun, wenn der Hersteller dieses Recht einfordert? 

Wir unterstützen Sie während des Auditprozesses in der Kommunikation mit dem jeweiligen Softwarehersteller, bei der Erfassung und Aufbereitung der Lizenzdaten und ebenso bei eventuell anstehenden Vertragsverhandlungen.

Unterstützung

Wir bereiten alle relevanten Zahlen, Daten und Fakten entscheidungsfreundlich auf und erstellen für Sie nachvollziehbare Unterlagen zur internen und externen Kommunikation an den Softwarehersteller sowie als Vorbereitung für zukünftige Audits anderer Hersteller.

  • Umfassendes Kommunikationsmanagement gegenüber allen Parteien
  • Begleitung des Prüfers im Audit
  • Aufbereitung und Abstimmung der Prüfungsergebnisse
  • Fachliche Unterstützung im Settlement von Audit-Ergebnissen